أمدرمان:غادة أحمد عثمان .
عقدت إدارة التدريب والتطويرالمهني بجامعة العلوم والتقانة ورشة عمل حول(السكرتارية الإدارية المتقدمة)حيث إستهدفت الورشة منسوبي الجامعة ممن يشغلون هذه المناصب, وقال الدكتور توفيق الزاكي مدير إدارة التدريب إن الورشة تُعد الأولى وتهدف لتغطية موظفي الجامعة الذين يشغلون هذه الدوائر ,منبهاً إلى أن الورشة هدفها إضافة المهارات العلمية والعملية للكوادر الإدارية بالتقانة بإعتبارهم الذراع الأساسي للمدراء وعمدء الكليات في تنفيذ هذه الأعمال بحفظ أسرار مكاتبهم وإيصالها للقنوات المطلوبة في التوقيت الملائم لأن ذلك يساعد في إتخاذ القرار الإداري السليم لتحقيق الأهداف بالمؤسسة , ووصف مدير التدريب مدراء المكاتب والسكرتارية بالجنود المجهولين الذين وجهت إدارة الجامعة بالإرتقاء بهم .
من جهته شرح مقدّم الورشة الدكتور إيهاب دياب بإستفاضة عمل السكرتارية وقال إنها مهام يقوم بها السكرتير الذي يكون هو المدير الفعلي لإدارته نفسها وبالتالي هو يؤدي مهام مزدوجة , و قال كلمة سكرتارية مأخوذة من كلمة سِّر أي أمين وكاتم الأسرار ويتعيّن على السكرتير حفظ هذه المعلومات بحيث تكون طي الكتمان , وقال أن السكرتير يعتبر بمثابة المساعد بالنسبة للمدير ينظِّم له نشاطاته من إجتماعات وغيرها من الأنشطة الأخرى وبالتالي السكرتير هو الوحدة التنظيمية التابعة للمدير العام في مُتابعة الطباعة وتحرير الخطابات ومعاينة البريد الصادر والوارد والإتصال والتعامل مع الزوار وتنظيم الإجتماعات وإعداد المحاضر, وأشار دكتور إيهاب إلى أن هنالك سكرتارية تقليدية وأُخرى عصرية , مبيناً بأن من أبرز صفات السكرتير الناجح حُسن المظهر, والذكاء ,وقوة الذاكرة , والحماس , والثقة بالنفس, والصبر والحكمة, وإحترام المشاعر والمرونة والإتزان في السلوك, وحُسن الإصغاء ومواجهة التحديات , إضافة إلى تقبُّل النقد والقُدرة على الإقناع , ثم دلف المدرّب إلى تعريف الإجتماع بأنه عبارة عن تجمُّع لشخصين فأكثر للتداول حول موضوع معين , وقال لابد أن تكون هنالك أهداف خلف هذا الإجتماع ,مشيراً إلى أن بعض الأشخاص يحاولون إستغلال البعض للتقليل من شأنهم مما يخلق نوعاً سيئاً من العلاقات بين الإدارات , بينما هناك إجتماعات ممتازة تؤدي هدفها والمدير يكون علي إطلاع بكل شيئ , كاشفاً بأن أي إجتماع دون مدير لهذه الإجتماعات غير مجدية لأن هدف الإجتماعات مناقشة موضوع محدّد أو لخلق أفكار جديدة والتفاوض حولها , وقال حتى تكون هذه الإجتماعات ناجحة يجب تحديد الأهداف من هذه الإجتماعات مع إعداد الأجندة و جدول أعمالها .
تجدر الإشارة إلى أن الورشة التي تستمر أعمالها لمدة أربعة أيام ضمّت عدداً كبيراً من منسوبي الإدارات المختلفة بالجامعة .